zaterdag 26 januari 2002


De kwaliteit van beleid is de som van de beleidsinhoud en beleidsproces. Deze kwaliteitswijzer geeft u handvatten voor het managen van het proces, aangevuld met ervaringsregels van uw collega's. Het proces wordt vaak beschreven als een cyclus; de beleidscyclus. Eerst maak je een plan, dan zorg je voor besluitvorming en financiering. Vervolgens voer je het plan uit en monitor je de effecten:




In praktijk is het beleidsproces vaak minder chronologisch en eenvoudig. Maar de processtappen die hier worden genoemd zijn wel bruikbaar. Klik in de rechterkolom op de inhoudsopgave om door de wijzer heen te bladeren.

Voorbeelden
In de beleidsdocumententool vindt u honderden beleidsdocumenten. Daar kunt u ideeën opdoen voor het formuleren van de inhoud van uw beleid, passend bij de schaal en problematiek van uw gemeente.









Facts & Figures
In de linkerkolom staan links naar de dashboards duurzame en slimme mobiliteit. Feiten en cijfers over duurzame mobiliteit, meestal per gemeente beschikbaar.

Discussie
In de CROW-KpVV LinkedIn discussiegroep kunt u ook vragen plaatsen en discussieëren over beleidsontwikkelingen.


SUMP; een duurzaam verkeersplan
In de Kwaliteitswijzer worden verwijzingen gemaakt naar de handleiding die de EU aanreikt om te komen tot een  duurzaam mobiliteitsplan voor de stad: een Sustainable Urban Mobility Plan (SUMP). De handleiding SUMP beschrijft het proces om tot een SUMP te komen in 11 stappen. De handleiding staat ook boordevol met bruikbare taken, checklist en praktijkvoorbeelden.


zondag 26 augustus 2001

Procesmanagement

Wat houdt procesmanagement in?

Procesmanagement richt zich op het managen van de processen die zich rond een verandering voordoen. Procesmanagement kent vier ontwerpprincipes:

  • Openheid: Zorg voor openheid door ruimte te laten in het proces voor partijen om mee te beslissen over wie betrokken wordt bij het proces, hoe die betrokkenheid eruitziet en wat de agenda is.
  • Veiligheid en aantrekkelijkheid: Zorg dat het proces voor partijen veilig en aantrekkelijk is door afspraken te maken over het beschermen van kernbelangen en winst in het vooruitzicht te stellen.
  • Voortgang: Richt het proces zo in dat voortgang is verzekerd.
  • Inhoud: Zorg dat inhoud en proces niet los van elkaar komen te staan; voorkom dat sprake is van een goed proces met een uitkomst die inhoudelijk van slechte kwaliteit is, zogeheten ‘negiotiated nonsense’.


Procesmanager
Naast deze ontwerpprincipes is een goede procesmanager van belang. Deze moet beschikken over een goede kwaliteit, ervaring, zorgvuldigheid, integriteit en vasthoudendheid.

“Gaandeweg het beleidstraject worden partijen vaak pas wakker. Deze partijen, hebben mede door de lengte van processen, vaak de neiging terug te grijpen op eerdere stappen en keuzes. Hetzelfde gebeurt vaak wanneer plannen uiteindelijk concreet worden. Hierdoor moet steeds opnieuw worden geïnvesteerd. Transparantie kan dit (gedeeltelijk) ondervangen, door helder te zijn over eerder gemaakte keuzes en consequenties.”

Fokko Kuik, diVV gemeente Amsterdam

donderdag 26 juli 2001

Openheid

Zorg voor openheid door ruimte te laten in het proces voor partijen om mee te beslissen over wie betrokken wordt bij het proces, hoe die betrokkenheid eruitziet en wat de agenda is.



Instrumenten

Maak voor het inzichtelijk maken van verschillen (en overeenkomsten) tussen partijen eventueel gebruik van de volgende instrumenten.



Gericht participeren

"Organiseer in een vroegtijdig stadium constructieve weerstand. Betrek groeperingen en maak gebruik van hun kennis en inzicht. Openheid is daarbij cruciaal."


Marco te Brömmelstroet, Universiteit van Amsterdam

zaterdag 2 juni 2001

Integraliteit

Maak expliciet een afweging van de mate waarin u in uw beleid dwarsverbanden wilt leggen met aanverwante beleidsvelden: bepaal in welke mate en hoe uw beleid integraal wordt vormgegeven.

Bij uw beleidsvraagstuk kunt u kiezen voor een samenhangende aanpak van problemen. U kunt meerdere doelen integreren of middelen bundelen. Integraliteit kan echter ook leiden tot doelverwarring (streven we wel dezelfde doelen na), onduidelijke verantwoordelijkheden en een langere doorloop van het proces.

"Vaak is er bij beleidsontwikkeling sprake van afhankelijkheid van andere beleidsthema’s en niveaus (bijvoorbeeld RO-beleid). Afstemmen op visieniveau lukt meestal wel aardig. Wanneer het concreter wordt blijkt dit echter lastig."

Marcel Meeuwissen, gemeente Enschede






Voor het bepalen van de gewenste mate van integraliteit stelt u zich de volgende vragen:

  • Welke relaties liggen er met andere beleidsvelden?
  • In welke mate heb ik andere beleidsvelden nodig (informatie, besluitvorming, draagvlak, menskracht)?
  • In welke mate is afstemming vereist (bijvoorbeeld door wetgeving)?
  • Welke kansen biedt afstemming in termen van samenhang beleid en draagvlakverwerving?
  • Wat zijn mogelijke gevolgen voor de projectvoortgang (proces, inhoud en organisatie)?
  • In hoeverre zijn die gevolgen acceptabel en/of stuurbaar?
  • Wie kan ik het beste betrekken en op welke moment?
  • Wat heb ik nodig aan instrumenten om de dialoog te starten met de andere beleidsvelden?
Maak een bewuste keuze ten aanzien van de participatie van burgers en groeperingen.

Overweeg keuzes goed
Een natuurlijke neiging van projectmanagers is om inhoudelijke besluiten te nemen. Bedenk echter dat elk inhoudelijk besluit voor- en tegenstanders kent. Wanneer te vroeg in een beleidsproces inhoudelijke besluiten worden genomen, kan dat leiden tot verzet bij partijen. Neem daarom niet te snel inhoudelijk besluiten, maar denk eerst goed na over de vraag welke partijen bij welke inhoudelijke besluiten betrokken moeten worden: inhoud volgt proces. Zelfs wanneer op voorhand zeker is dat een procesmatige aanpak tot dezelfde inhoudelijke oplossing leidt, is het nog steeds verstandig om partijen te betrekken. Wanneer partijen meedoen in het proces zullen ze een sterkere betrokkenheid voelen: het is ook ‘hun’ besluit in plaats van een andermans besluit.

Zorg voor transparantie
Zorg ervoor dat partijen kunnen nagaan of het proces integer wordt doorlopen.
Een proces met veel spelers die verschillende belangen nastreven kan voor partijen bedreigend zijn. Zij weten niet welke kant het proces opgaat. Deze onzekerheid kan leiden tot verzet. Het is daarom van groot belang om te zorgen voor een transparant proces waarin openheid wordt geboden over de wijze van besluitvorming en de manier waarop partijen betrokken worden.
Hoe te zorgen voor transparantie verschilt per partij. Voor sommige partijen is het voldoende dat zij het proces op transparante wijze kunnen ‘volgen’, voor andere partijen is het ook wenselijk dat zij hun belangen kunnen inbrengen of zelfs een rol krijgen bij de besluitvorming.

Maak eventueel gebruik van het instrument Participatie per actorengroep.

Wanneer u bent geïnteresseerd in algemene ervaringsregels toegespitst op regionale of gebiedsgerichte samenwerking dan verwijzen wij u naar de volgende rapporten:



vrijdag 11 mei 2001

Draagvlak

Succesvol beleid is effectief en efficiënt, maar ook gedragen. Beleid dat niet wordt geaccepteerd door de maatschappij heeft weinig kans van slagen. Draagvlakverwerving is echter niet eenvoudig. Door andere partijen (bedrijven, burgers, groeperingen, etc.) te betrekken bij het beleidsproces kunt u draagvlak verwerven. Zij ervaren zelf de dilemma’s die zich voordoen in het beleidsproces en worden mede ‘verantwoordelijk’ gemaakt voor de uitkomsten. Houd hierbij oog voor verschillen (en overeenkomsten) tussen partijen.
Let in ieder geval op:
  1. Verschillen in probleempercepties. Niet alle partijen zullen een vraagstuk hetzelfde ervaren. Wat de ene partij als een probleem ervaart, kan bij de andere partij niet of nauwelijks leven. Het kan ook zijn dat partijen wel hetzelfde probleem ervaren, maar niet om dezelfde reden. Zo kunnen ondernemers en milieuorganisaties allebei de verkeerscongestie in de stad willen aanpakken, maar zijn de ondernemers vooral gebaat bij een goede bereikbaarheid van hun winkels en willen milieuorganisaties de uitstoot van uitlaatgassen verminderen. Mogelijk gevolg is dat partijen verschillende beelden hebben wat een (voor hun) een adequate oplossing is.

    Investeer in het spreken van dezelfde taal. Wanneer u kiest voor (een bepaalde mate van) integraliteit wordt u geconfronteerd met mensen en partijen die werken vanuit een ander referentiekader: zij hebben een ander hoofddoel, andere kennis, andere ervaringen en een eigen jargon. Stelt u zich daarom de vraag met welke ‘beelden’, ‘taal’ en ‘informatie’ u het beste aansluit bij hun belevingswereld. Bereikbaarheidskaartjes (met reistijdisochronen) spreken ruimtelijke ordenaars bijvoorbeeld veel meer aan dan modellenplots met I/C-verhoudingen (zie ook de studie Bereikbaarheid in beeld). Zij zien dan immers de ruimtelijke gevolgen van bereikbaarheidsproblemen.Wat bereikbaarheidsproblemen betekenen voor forensen, bewoners en bezoekers van een bepaald geografisch gebied. Door aan te sluiten bij het referentiekader van andere partijen wordt de dialoog met die partijen makkelijker.
  2. Verschillen in urgentie die partijen ervaren. Het belang dat partijen hechten aan het oplossen van een probleem kan verschillen. Voor de ene partij kan een probleem raken aan haar kernactiviteiten en daardoor van groot belang zijn, terwijl een andere partij geen urgentie voelt. Verschillen in urgentie zijn bepalend voor de wijze waarop partijen betrokken willen of kunnen worden in het proces. Een partij die veel urgentie voelt zal eerder als trekker van het proces optreden dan een partij die geen urgentie voelt en het initiatief liever overlaat aan anderen.

    Speel open kaart over de randvoorwaarden en beschikbare informatie.
    Bij participatie van burgers en belangengroeperingen kunt u als overheid niemand de garantie geven dat zijn/haar wensen worden ingewilligd. Dit kan te maken hebben met onverenigbare doelen, beperkte personele en financiële middelen of bijvoorbeeld hogere richtinggevende beleidskaders of wetgeving. Ook moeten overheden het algemene belang stellen boven individuele belangen. Elke burger of belangengroepering accepteert dit, mits duidelijk wordt gecommuniceerd over de mogelijkheden, verwachtingen en spelregels.
    Met andere woorden, het is belangrijk dat u open kaart speelt. Zorg ervoor dat alle betrokken partijen over dezelfde informatie kunnen beschikken en dat u helder communiceert over de afwegingen en beleidskeuzes die u als overheid maakt. Geef duidelijk aan welke doelen wel en niet worden nagestreefd en waar discrepantie is tussen de individuele doelen van de verschillende betrokken partijen.

  3. Verschillen in invloed van partijen. Niet elke partij is even invloedrijk. De invloed die een partij kan uitoefenen op de verloop van het proces is afhankelijk van een veelheid aan factoren. Belangrijke krachten zijn onder meer toegang tot informatie, financiële middelen en politiek-bestuurlijke invloed.

    Maak voor het inzichtelijk maken van verschillen (en overeenkomsten) tussen partijen eventueel gebruik van de volgende modellen: 

Werk gericht op het verwerven van draagvlak.
Het verwerven van een breed draagvlak en het kiezen voor de inhoudelijk beste oplossing gaat niet altijd samen (compromis tussen draagvlak en rationele overwegingen).

Gericht participeren


"Het is belangrijk om in een vroeg stadium burgers en belangengroeperingen een rol te geven in het beleidsproces, in plaats ze buiten spel te zetten. Beleid komt steeds meer tot stand in de vorm van coproductie. Beleid is niet langer alleen voorbehouden aan overheden. Wel is tijd, geld en ruimte benodigd om een goede betrokkenheid te organiseren. Doet men dit niet dan is sprake van een gemiste kans."


Marco te Brömmelstroet, Universiteit van Amsterdam

zaterdag 7 april 2001

Veiligheid

Zorg dat het proces voor partijen veilig en aantrekkelijk is door afspraken te maken over het beschermen van kernbelangen en winst in het vooruitzicht te stellen.


1. Borg ieders belangen in procesafspraken

Een zorg voor partijen kan zijn dat zij in het proces te veel van hun belangen moeten inleveren. Partijen dienen daarom bij aanvang van het proces procesafspraken te maken, die ervoor zorgen dat hun kernbelangen gedurende het proces niet bedreigd zullen worden. Denk aan een milieubeweging die meedoet aan een beleidsproces en van andere partijen te horen krijgt dat ze geacht wordt geen opvattingen te uiten in de media. Dat raakt het wezen van de milieubeweging en is voor hen onacceptabel. Een dergelijk kernbelang dient bij aanvang van een proces door middel van procesafspraken beschermd te worden.
2. Bied partijen vooruitzicht op winst

Een proces is voor partijen pas aantrekkelijk als zij het vooruitzicht hebben dat hun belangen gerealiseerd (kunnen) worden: vooruitzicht op winst.
In projecten bestaat veelal de neiging om het probleem scherp te formuleren en goed af te bakenen. De gedachte hierachter is dat een onduidelijke definiëring en afbakening leidt tot misverstanden en inefficiëntie. Echter, in complexe projecten biedt juist het breed formuleren van het probleem kansen om voor alle partijen winst in het vooruitzicht te kunnen stellen. Hoe breder het probleem en hoe meer punten op (besluitvormings)agenda, hoe groter de kans dat partijen vooruitzicht op winst zien.
Zo kan het verstandig zijn om op enig moment twee (of meer) projecten aan elkaar te koppelen en zo meer uitzicht op een win-win-situatie te creëren voor de betrokken partijen. Een goed voorbeeld hiervan is de aanleg van de Tweede Maasvlakte, waarbij de uitbreiding van de haven in zee is gekoppeld aan de aanleg van natuurgebieden. Voor zowel de haven als voor milieuorganisaties ontstond zo een win-win-situatie.
3. Geef partijen de mogelijkheid om het proces te verlaten

Naast het borgen van kernbelangen van partijen in procesafspraken, is het bieden van exit-opties een andere mogelijkheid om de ‘veiligheid’ van het proces te borgen. Bied partijen de mogelijkheid om het proces op een later moment weer te verlaten. Exit-opties kunnen aan het begin van het proces in procesafspraken worden vastgelegd. Zo kunnen partijen die twijfelen of ze willen participeren aan het proces over de streep worden getrokken en kan worden voorkomen dat partijen gaandeweg in het proces bewust de besluitvorming frustreren omdat de verwachte uitkomst hen niet aanstaat.
In het opnemen van exit-opties schuilt wel een gevaar: partijen kunnen vrijblijvend participeren omdat ze weten dat ze toch op elk moment het proces kunnen verlaten. De ervaring leert echter dat in een goed gemanaged proces voor elke partij wel iets te halen valt en na verloop van tijd de belangen te groot zijn om het proces ongeschonden te verlaten.

Maak eventueel gebruik van het volgende instrumenten:
“De kern van kwaliteit van beleid is draagvlak én resultaat (datgene wat helpt). Omdat het meest ‘optimale’ resultaat in de ogen van de beleidsmaker niet altijd op het meeste draagvlak kan rekenen is dit vaak een compromis."
Fokko Kuik, diVV gemeente Amsterdam











zondag 11 maart 2001

Voortgang

Richt het proces zo in dat voortgang is verzekerd.


1. Zorg voor voldoende zware bemensing

Met een voldoende zware bemensing wordt bedoeld dat trekkers van een beleidsproces een zeker mandaat hebben (formeel, informeel). Als ze dat niet hebben, moeten zij bij elk besluit in het proces mandaat vragen bij hun achterban. Dat heeft een nadelig effect op de voortgang. Een ander belangrijk aspect is dat er sprake is van een zekere symmetrie of gelijksoortigheid in de vertegenwoordiging van partijen. Het zou immers vreemd zijn als de ene partij vertegenwoordigd wordt door een bestuurder en de andere partij door een inhoudelijk beleidsmedewerker.
Naast symmetrie in hiërarchie is het ook van belang op zoek te gaan naar een goede verdeling tussen generieke en specialistische kennis. Zorg ervoor dat ‘dezelfde taal’ wordt gesproken in een bepaald overleg. Partijen hebben immers verschillende kennis, een verschillend jargon en een verschillende aanpak. Stel uzelf als procesmanager ook de vraag met welke beelden, taal en informatie u het beste aansluit. Door aan te sluiten bij het referentiekader van andere partijen wordt de dialoog met die partijen makkelijker.
2. Bied vooruitzicht op winst en respect voor verliezers

In plaats van te denken in termen van goede en foute oplossingen is het waardevol om te beslissen op basis van winst en verlies. Bij voldoende vooruitzicht op winst zullen partijen snel tot besluitvorming (willen) komen. Dat bevordert de voortgang van het proces. Zijn er onverhoopt toch verliezers, denk dan na over compensatiemogelijkheden. Zoek naar de oplossing die voor de belangrijkste partijen winst oplevert en het verlies beperkt of compenseert. Een voorbeeld hiervan is de afspraak tussen een vliegveld en luchtvaartmaatschappijen om 10% meer vluchten toe te staan met vliegtuigen die 20% stiller zijn. Voor beide partijen is sprake van winst en overall is de geluidsemissie met 10% verminderd. Voor omwonenden zouden extra vluchten gecompenseerd kunnen worden door het verbeteren van de wijk, bijvoorbeeld door de bouw van een speeltuin. De winst (of compensatie) voor een partij hoeft niet per definitie in hetzelfde project te zitten, maar kan ook in een ander project of op een later moment worden gezocht. Het is daarom belangrijk dat in een project de ruimte wordt opengelaten om de koppeling te maken met andere projecten.
3. Speel slim met deadlines

Deadlines vormen een belangrijk mechanisme om de voortgang van een proces te beïnvloeden. Het is belangrijk goed oog te houden welke partijen er belang hebben bij het halen van deadlines en welke niet.
Het stellen van een deadline kan het proces versnellen. Door een deadline ontstaat druk op het proces om tot besluitvorming te komen met als mogelijk gevolg dat partijen zich actiever en constructiever opstellen. Zo kan het slim zijn om in sommige situaties partijen de tijd te geven om zelf met een oplossing te komen, maar wel af te spreken dat als de deadline niet gehaald wordt van bovenaf een maatregel wordt opgelegd (die niet vanzelfsprekend de voorkeur van de betrokken partijen heeft).
Een deadline kan echter ook voor vertraging zorgen in het proces. Het kan strategisch gedrag oproepen bij partijen die minder belang hebben bij (het halen van) de deadline. Zij kunnen ‘wait and see’ gedrag vertonen en het initiatief laten aan de partijen die op het halen van de deadline worden afgerekend (en er dus het meest van afhankelijk zijn). En voor partijen met onvoldoende uitzicht op winst kunnen deadlines zelfs zeer bedreigend zijn. Zij zullen proberen de besluitvorming te frustreren.
Flexibiliteit

“Standaard proces- en projectmanagement helpt om ongelukken te voorkomen, maar vanuit zich zelf is dat absoluut nog geen garantie voor een succesvol beleidsproces. Sterker nog het 100% richten op standaard proces- en projectmanagement kan leiden tot het optuigen van een hele kerstboom die de flexibiliteit ondermijnt en risicomijdend gedrag stimuleert."
Kees de Leeuw, gemeente Den Haag.